Các thành phần của Power Automate

1. Flow (Luồng công việc)

• Flow là  một chuỗi các bước (actions) được thiết kế để thực hiện tự động khi có một sự kiện kích hoạt.
• Ví dụ: Đến giờ Recurrence → Refresh dataset → Gửi thông báo.

2. Trigger (Sự kiện kích hoạt)

• Trigger là điểm bắt đầu của một flow, khi có 1 điều kiện gì đó tác động vào, hệ thống sẽ bắt đầu chạy Flow mà các bạn đã set sẵn
• Có rất nhiều loại trigger, phổ biến nhất là:
  • Trigger theo thời gian: Chạy flow theo lịch, ví dụ mỗi ngày 8 giờ sáng, hệ thống sẽ tự động chạy các action mà bạn thiết lập trong Flow
  • Trigger theo sự kiện: Ví dụ khi có email mới, file mới được tải lên, dữ liệu thay đổi,…
• Ở ví dụ trên, trigger là theo thời gian, đến lịch hẹn Recurrence thì bắt đầu chạy flow.

3. Action (Hành động)

• Là các bước mà flow thực hiện sau khi được kích hoạt. Trong một flow, mọi người có thể có nhiều action nối tiếp nhau hoặc phân nhánh tùy điều kiện.
• Ví dụ: Gửi email, tạo file, cập nhật dữ liệu, gọi API,… Sau khi có 1 Trigger nào đó
• Ở ví dụ trên, action là Refresh lại dataset rồi tùy theo điều kiện mà thực hiện actions tiếp theo.

4. Connectors (Cầu nối)

• Là các kết nối cho phép flow giao tiếp với các dịch vụ, ứng dụng khác.
• Ví dụ: connector với Power BI, Outlook, SharePoint, Excel, Twitter,…
• Mỗi connector cung cấp các trigger và action riêng biệt.

• Tiếp theo chúng ta đặt tên cho flow, ví dụ: Schedule Power BI Refresh và chọn trigger: Recurrence
• Để Flow tự động refresh vào giờ nhất định thì chúng ta điền thời gian tương ứng vào.

• Tiếp theo để làm mới dữ liệu trong một báo cáo cụ thể (dataset), chúng ta add 1 action: Refresh Power BI dataset. Mọi người chọn New Step và Tìm: Refresh a dataset (Power BI)

• Cấu hình:
  • Workspace: chọn đúng workspace của bạn
  • Dataset: chọn dataset cần refresh, dataset này mình lưu ở GG Sheet và connect vào PBI luôn, để khi có data mới thì team mình có thể input vào Google Sheet.

• Cuối cùng là Thêm điều kiện kiểm tra thành công/thất bại. Sau khi gửi lệnh refresh, ta cần kiểm tra xem Power BI đã nhận và xử lý thành công chưa. Điều này giúp bạn rẽ nhánh xử lý, gửi email báo thành công nếu OK, hoặc gửi cảnh báo nếu có lỗi xảy ra.
  • Chọn + New Step → Control → Condition

• • Hệ thống sẽ chia ra 2 trường hợp là thành công (True) và thất bại (False), trong mỗi trường hợp nó sẽ có những khối (block) cho phép người dùng có thể thực hiện các hành động (action) trong từng trường hợp mà người dùng mong muốn.

• • • Nếu điều kiện là TRUE – Gửi email báo thành công
    • Nếu điều kiện là FALSE – Gửi email báo lỗi

Các bước thực hiện như sau:

• Đầu tiên khi xử lý data và tạo ra các biểu đồ trên PBI desktop, chúng ta sẽ tính toán các chỉ số cần thiết để xác định điều kiện cảnh báo, sau đó hiển thị các chỉ số này dưới dạng card visual để tạo alert trên Power BI Service.

• Ở đây mình sẽ dùng 1 chỉ số là Cancellation Rate và xác định điều kiện rằng:
  Nếu Cancellation Rate hôm nay > trung bình 7 ngày trước → gửi mail cảnh báo
• Tiếp theo, thiết lập cảnh báo trên Power BI Web. Pin visual – KPI card: CR AlertTrigger
• Chọn new dashboard như minh họa và đặt tên là Alert
• Sau đó truy cập dashboard chứa tile → Chọn “…” → Manage alerts.
• Tạo alert cho tile với điều kiện như minh họa
• Sau đó chọn Save & Close → Chọn “User Power Automate to trigger actions”

• Tiếp theo mọi người Thiết lập flow cảnh báo trong Power Automate
  • Mọi người đặt Trigger – When a data-driven alert is triggered
  • Sau đó thêm action: Xuất file PDF – Export to file for power bi reports
  • Và cuối cùng là: Gửi email cảnh báo – Send an email (V2)

3. Weekly Report:

• Tạo action: Export To File for Power BI Reports để xuất báo cáo Power BI thành định dạng PDF. Hệ thống sẽ kết nối đến Power BI Service và xuất file dựa theo báo cáo bạn chọn.

• Cuối cùng là Thêm điều kiện kiểm tra thành công/thất bại. Sau khi gửi lệnh refresh, ta cần kiểm tra xem Power BI đã nhận và xử lý thành công chưa. Điều này giúp bạn rẽ nhánh xử lý, gửi email báo thành công nếu OK, hoặc gửi cảnh báo nếu có lỗi xảy ra.
  • Nếu điều kiện là TRUE – Send an email (V2) – Gửi báo thành công
  • Nếu điều kiện là FALSE- Send an email (V2) – Gửi báo lỗi